Bujos sind gut. Bujos mit Tap Forms noch besser

Wozu sind Tap Forms gut?

Für einfach alles! Tap Forms ist ein Datenbankprogramm für Apple, mit dem du dein Leben und dein Geschäft besser organisieren kannst. 

Du kannst deine Familienfotos organisieren, deine Genealogie-Recherchen dokumentieren, ein Verzeichnis deiner Gewürze führen und Etiketten dafür erstellen. Du kannst deine Lieblingssendungen im Netflix auflisten, aus dem Web verlinken und bewerten, eine Liste deiner Lieblingsbücher und derer, die du noch nicht gelesen hast führen. Und es ist für Business unschlagbar. 

Ich habe Tap Forms 5 benutzt, um mein neues Wimmelbuch „Mannheim wimmelt“ zu organisieren. Es sind über 303 echte Menschen dabei, die ich gezeichnet habe, und ich brauchte einen Weg, um zu entscheiden, wo ich sie platzieren sollte. Nachdem ich sie in das Buch eingezeichnet hatte, schrieb ich auf, wo sie sich befinden.

Um Interesse an meinem Wimmelbuch zu erwecken, hielt ich in Mannheim Event Drawings und zeichnete Porträts von Menschen, die im Buch dabei sein wollten. Ich konnte mit Tap Forms die Anzahl der von mir erstellten Event-Portraits  und die, die nach den Events bestellt worden waren nachvollziehen. Das machte es mir leicht, meine Einnahmen und die eingenommene Mehrwertsteuer zu erfassen und zu verfolgen, wie viel Umsatzsteuer ich erhoben und dem Finanzamt schulde.

Mit Tap Forms kannst du Suchlisten erstellen, wenn du beispielsweise Kunden hast, die alle in einem bestimmten Gebiet wohnen, zum Beispiel Greenwich Village in Manhattan. Du kannst eine Sortierliste erstellen und deine Mailings und Verkaufsgespräche vernünftig planen. Tap Forms wird mit einer Karte geliefert, die nicht von Google bereitgestellt wird. Das gefällt mir.

Du kannst Barcodes erstellen. Verkaufst du Kunsthandwerk? Du kannst einen Barcode für für jeden Artikel erstellen, der auf einem Markt oder in deinem Shop verkauft werden soll. Wenn dein Unternehmen größer ist, kannst du dein Inventar und deine Produkte auf dem neuesten Stand halten.

Du kannst deine Passwörter, deine Geschäftsunterlagen und persönlichen Aufzeichnungen, die Namen deiner Katzen und die Marken und Sorten von Pinseln, womit du gern malst, sicher aufbewahren. Du kannst deinen ganzen Hausbestand aufnehmen, wenn dir danach ist.

Du kannst deine Formulare in der Cloud speichern

Das stimmt. Und diese mit allen deinen Geräten synchronisieren. Es ist einfach und bequem, aber du musst über genügend Speicher verfügen, um die Vorteile voll auszunutzen. Meine Geräte sind sehr alt mit sehr wenig Speicherplatz und meckern schon, wenn ich bloß ein Foto mache. Warum also in die Cloud speichern?

Wenn du ein MacBook oder ein iPad Pro oder ein iPhone mit freiem Speicher hast, kannst du es zu Besprechungen mitnehmen, Aufträge gewinnen und Gesprächsnotizen schreiben, und alles wird auf deinem Mac angezeigt, wenn du wieder im Büro bist.

Ich habe einen Urlaub mit Tap Forms 5 in iCloud geplant. Ich habe notiert, wo wir übernachten würden (und die Karte hatte, um die Ferienwohnung vor Ort zu finden!) Und welche Orte wir besuchen könnten (die Karte ist hier sehr praktisch). Ich konnte Öffnungszeiten von Attraktionen und besondere Ereignisse aufschreiben. Du kannst deine Bilder auch getrennt von deiner Kamerarolle in deinen Formularen speichern und daraus ein Reisejournal machen. Ich mag diesen Aspekt von Tap Forms. Die App ist sehr flexible. 

Datenschutz?

Ich habe Brendan Duddridge danach gefragt. Er sagt, wenn du besorgt bist, dass dein Cloud-Service gehackt werden könnte, kannst du die Gerät-zu-Gerät Synchronisierung verwenden. In den USA ist dies vielleicht kein großes Thema, aber in Europa und insbesondere in Deutschland musst du die strengen GDPR-Gesetze einhalten. Meine Liste der Personen, die sich in „Mannheim wimmelt“ befinden, wird nur auf meinem Desktop und auf einer externen Back-Up-Festplatte gespeichert.

Wenn Du mehr über das Synchronisieren mit Geräten oder mit mehreren Benutzern erfahren möchtest, kannst du hier einige klare und präzise Videos über Tap Forms anschauen.

Wenn Du ein Bujo für Business hast, brauchst du Tap Forms

Wie bitte? Ich benutze seit November 2017 ein Bullet Journal, auch Bujo genannt. Und obwohl es eine offizielle Bujo-App gibt, die ich für mein iPhone gekauft habe, kannst du keine Datensätze damit durchsuchen.

Seit letzten November habe ich darüber nachgedacht, eine Datenbank für mein Bullet Journal zu erstellen. Da ich jedoch sehr mit meinem Wimmelbuch „Mannheim wimmelet“ beschäftigt war, kam ich bisher nicht dazu.

Nun habe ich eine Datenbank erstellt, mit der ich meine Bujo-Einträge durchsuchen kann. Ich schreibe Ideen, Termine und zeichne Telefongespräche in meinen Bujos auf, und manchmal muss ich darauf zurückgreifen. Aber ich möchte nicht alle Bujos durchblättern und ehrlich gesagt, ich brauche eine Lesebrille, deshalb mag ich es nicht wirklich, mein Telefon zu benutzen, um Aufnahmen von meinen Bujos zu anzuschauen.

Meiner Datenbank habe ich einen typischen Bujo-Hintergrund gegeben und die Überschriften mit Blenda Script, einer kostenlosen Schriftart, gestaltet.

Für einen handgeschriebenen Look habe ich Blend Bold 14 pt von Typesenses ausgewählt. Dies ist keine kostenlose Schriftart und kann von Typsenses oder natürlich bei MyFonts.com erworben werden.

(Die Screenshots, die ich unten anfüge, zeigen nicht den aktuellen Status meiner Einträge, da sie vertrauliche Informationen enthalten. Bitte entschuldige die digitalen White-Outs.)

Was ich persönlich an Tap Forms schätze

Zunächst ein Riesenlob an an Brendan Duddridge für die Erstellung einer unglaublich nützlichen App, die weltweit verwendet wird. Er selbst betreibt das Tap Forms Forum persönlich. Wenn du also eine Frage hast oder wenn etwas nicht klappt, kann er dir helfen. Manchmal geben dir andere Benutzer Lösungen, aber meiner Erfahrung nach hat Brendan meine Fragen immer selbst beantwortet und mir geholfen, einen besseren Weg zu finden, mein Tap Forms Formular zu aufzubauen.

Neben der Verwendung von Tap Forms für meine Buchprojekte verwende ich die App, um Informationen über meine Kunden und potenziellen Kunden zu organisieren.

Der Kalender hilft mir, Erinnerungen festzulegen, wann ich jemand kontaktieren soll. Zum Bespiel, du schreibst “Verleger X an 06. Juni eine eMail schicken” und du bekommst am 06. Juni eine Erinnerung genau dies zu tun.

Du kannst aufschreiben (und mit Fotodrop eine Bild davon einfügen), welche Illustrationen du diesen oder jenen Art Direktor schon geschickt hast – damit du sie mit deinen neuesten Kreationen begeistern kannst.

Klick einfach auf einen E-Mail-Link in deinem Formular und sende ihnen ein paar Zeilen, um sie darüber zu informieren, dass du noch Interesse an eine Zusammenarbeit hast.

Klick einfach auf einen E-Mail-Link in deinem Formular und sende ihnen ein paar Zeilen, um sie darüber zu informieren, dass du noch Interesse an eine Zusammenarbeit hast.

Du kannst Etiketten für Mailings erstellen – es gibt Druckeinstellung und Vorlagen im Format A4 und US Letter. Es ist wirklich einfach und weniger Arbeit, als die Daten nach Word oder Pages zu exportieren, um Zusammenführungslisten zu erstellen. Du kannst sogar benutzerdefinierte Layouts für Serienbriefe machen.

Eine andere Sache, die ich an Tap Forms mag, ist, dass du ein Hintergrundbild in deine Forms einfügen kannst. Es macht alles persönlicher. Es könnte ein Bild von deinem Kind oder Haustier sein. Oder wie wäre es mit einem inspirierenden Zitat für dein Unternehmen?

Ich muss offen zugeben, dass Datenpflege nicht zu meinen Lieblingsaufgaben gehört. Dennoch verwende ich Tap Forms 5 gern. Ich habe das Programm sehr zu schätzen gelernt, während ich mein Wimmelbuch und das drum-herum damit organisiert hatte. Es half mir, alle meine Prozesse im Blick zu halten.

Erst nachdenken, dann erstellen

Bevor du loslegst und ein Formular erstellst, müsst du im klaren sein, welches Nutzen das Formular für dich haben soll. Verwende die altbewahrten „W-„ Fragen: “wie”, “weshalb”, “wieso”, “warum”.

Am Anfang habe ich Kunden- und Kontaktdatenbanken erstellt, die wirklich grauselig waren. Diese hatte ich mit Apples altem Bento-Datenbanksystem geschrieben. Ich habe Eingabefelder erstellt, wie sie mir so eingefallen sind. Doch ich konnte nie wirklich viel aus diesen Datenbanken herausholen. Mir war nicht klar wie ich sie optimieren sollte. Tatsächlich habe ich weitere Akqise-Formulare erstellt, die nicht funktionierten, weil ich sie nicht vernünftig geplant hatte. Ich hatte nicht wirklich darüber nachgedacht, wie ich sie verwenden würde.

Tap Forms unterstützt den Datenimport von verschiedenen Daten. Ich werde hier nicht ins Detail gehen, aber du kannst Bento-Daten importieren, weshalb ich Tap Forms überhaupt gekauft habe. Der andere Grund war, es gab jede eine Menge gute Presse darüber, dass Tap Forms extrem sicher sei, dass die App von der US-Regierung vor Veröffentlichung geprüft werden musste. (Lese mein Interview mit Brendan Duddridge)

Ein Formular für mein Bujo

Ich setzte mich und dachte darüber nach, wie und warum ich eine Datenbank für meine Bujos erstellen wollte. Wenn du dein Ziel kennst, dann kannst du einen Weg finden. Meine Bujos sind hauptsächlich für meine Geschäftsplanung gedacht, ich schreibe zwar Geburtstage und dergleichen darein, aber der Inhalt ist nicht allzu persönlich. Ich gestalte meine Bujos eher minimalistisch. Es gibt nur wenig Farbe und gelegentlich mache ich Skizzen darin.

Wenn ich eine Skizze erstelle, steckt ein Zweck oder ein Gedanke dahinter. Eine Sache, die die Bujo-App nicht tat, war, mich das festhalten zu lassen. Ich hätte das wahrscheinlich auch nicht getan, da ich nicht gern kleine Bildchen auf meinem Handy anschaue.

Als ich mich dann mein Bujodatenbank plante, entschied ich, dass ich die Bullet-Journal-App einfach nicht wiederholen wollte, sondern mein Bujoeinträge mit einer Suchfuntion versehen wollte.

Warum? Das ist eine gute Frage. In meinem Bujo schreibe ich hauptsächlich geschäftliche Sachen mit gelegentlichen persönlichen Notizen oder Erinnerungen. Es ist für mich wichtig, den Gesprächsnotiz mit diesem oder jenem Verleger finden zu können. Mein persönliches Glück oder wie viel Wasser ich getrunken habe nieder zu schreiben, ist nicht ein motivierender Faktor.

Was braucht meine Bujo-Datenbank?

Ich brauche den Bujo-Titel – ich benenne meine Bujos mit Jahr und Band. Der erste Bujo von 2018 ist daher 2018.01.

Ich möchte mein handgeschriebenes Verzeichnis, meinen Kalender und meine zukünftigen Protokolleinträge sehen und alle Highlights, Dinge, die mich inspiriert haben, oder Skizzen, die ich gemacht habe.

Ich brauche einen durchsuchbaren Index.

Ich möchte auch auf alle Kalendereinträge zugreifen, aber das ist nicht mein Hauptziel.

Als ich anfing, Tap Forms zu verwenden, brauchte ich eine Weile, um zu verstehen, dass du separate Formulare in einer Datenbank erstellen kannst und eine Datenbank nicht im selben Ordner wie jede andere Datenbank existieren musste. Frag mich nicht, warum es so lange gedauert hat, bis ich das verstanden habe. Es ist einfach so.

Meine Bujodatenbank enthält zwei Formulare. Eines ist mein Haupteingabeformular und eines, das automatisch davon ausgefüllt wird Warum? Ich habe viele Einträge in einem bestimmten Bullet-Journal, möchte aber in der Lage sein, alle meine Bullet Journals gleichzeitig zu durchsuchen, um meine Suche zu vereinfachen.

Ich möchte in der Lage sein, einen Bericht über meine Projektideen zu erstellen, damit ich auf ihnen zurückgreifen kann, wenn ich Luft habe und Inspiration brauche. Würde ich meine echte Bujos durchsuchen, würde mich das möglicherweise stark ablenken. (Und schwups bin ich im Kaninchenloch verschwunden… )

Ich habe jetzt eine Datenbank eingerichtet, mit der ich mein Bujo durchsuchen kann. Das Schöne ist, ich kann die Datenbank als Vorlage exportieren und mit anderen teilen, damit sie davon profitieren können. Tap Forms verfügt über einen speziellen Bereich, an dem Benutzer ihre Vorlagen freigeben können, sodass du das Rad nicht jedes Mal neu erfinden müsst, wenn die etwas in deinem Leben ordnen möchtest.

Du kannst meine Vorlage von der Tap Forms-Website oder von meinem Cloud Speicher kostenfrei herunterladen. Wohlgemerkt, du brauchst Tap Forms 5, damit es funktioniert. Das Gute ist, Tap Forms ist nicht teuer. (Das war mitunter ein Grund, weshalb ich sie statt File Maker Pro gekauft habe). Für diese Datenbank brauchst du die kostenlose Blenda Script.  und wenn du nichts gegen eine kostenpflichtige Schrift hast, kannst du Blend Bold für die Dateneingaben verwenden. Ansonsten kannst du die Schriften mit anderen Schriftarten erstezen, die auf deinem eigenen Rechner sind.

Erstelle einen Redaktionsplan

Ja, Trello, Hootsuite & Co eignen sich hervorragend für die Planung, aber hast du jemals daran gedacht, dass sie eines Tages schließen könnten und dass alle deine wichtigen Notizen weg sind? Glaubst du nicht, dass das passieren kann? Ich habe früher Mr. Wong benutzt, um Links und Bilder zu speichern, und eines Tages haben sie einfach ihr Konzept geändert. Ich habe den Zugriff auf alles, was ich über einen Zeitraum von 2-3 Jahren gespeichert habe, verloren. Autsch.

Deshalb habe ich mich entschieden, einfach meine Social-Media-Planung auf meinem Desktop zu machen. Ich kann nach Bedarf Links hinzufügen und die Datenbank in der Cloud speichern, wenn ich möchte.

Es gibt so viele Verwendungsmöglichkeiten für Tap Forms, von denen ich nur die Oberfläche angeritzt habe. Ich genieße Tap Forms wirklich. Und ich bin Brendan Duddridge für diese App und das Tap Form Support Forum sehr dankbar. Es macht mir viel Spaß, mit Tap Forms mein Business zu organisieren. Probier es doch aus. Es wird dir sicherlich auch gefallen.

Wo gibt es Tap Forms 5 zu kaufen?

Du kannst Tap Forms  5 von der Mac App Store, von der App Store oder direkt von der Tap Forms Website kaufen. Auf der Website  gibt es eine kostenfreie Probeversion.